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Construcción y diseño de stands

Guía para la construcción de stands

Guía para la construcción de stands

Guía para la construcción de stands

Elementos que tener en cuenta en la preparación y el montaje de stands o eventos.

La construcción de stands es un proceso largo y laborioso que cuenta con fases muy diferentes entre sí. El trabajo del Project Manager de ejecutar tareas tan diferentes en cuanto al diseño de stands y a las diversas fases de producción es complejo y se ha de llevar a cabo siempre cumpliendo con los horarios y presupuestos establecidos. Además, en el proceso de montaje de stands colaboran muchos agentes y profesionales de la construcción de stands diversos. En el siguiente artículo vamos a hacer un repaso de cuáles son las fases indispensables para llevar a cabo el proceso de montaje de stands con éxito.

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 Paso 1: El briefing

El primer paso en el proceso de construcción de stands es la creación del Briefing, un documento en el que se resumen las necesidades del cliente, los requisitos económicos, los detalles a tener en cuenta y la información básica necesaria para empezar a trabajar con el diseño de stands.

En esta parte del proceso de construcción de stands aparecen dos posibilidades:

Opción 1:

El cliente envía el briefing para la construcción de stands concretos. En este caso tiene que enviar también la siguiente información: plano de ubicación de el/los stands de feria, la normativa de construcción y un presupuesto orientativo con tal de poder crear el diseño de stands y el proyecto para su ejecución.

Opción 2:

El cliente envía su propio diseño de stands. En este caso solo nos encargamos de desarrollar los planos técnicos/constructivos, el presupuesto y efectuar la producción y el montaje de stands.

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Paso 2: El Diseño

En caso de desarrollar un diseño de stands propio se le debe proporcionar toda la información al diseñador. Cuanta más información se le facilite, más preciso podrá ser en cuanto a las necesidades del cliente. La documentación que aportaremos para el diseño de stands será: el Briefing del cliente, los planos de ubicación del stand de feria, normativa de construcción, manual de branding del cliente, logos, archivos de gráfica, fotografías de montaje de stands anteriores, etc.

A partir de la primera versión de diseño de stands se puede o enviar directamente al cliente (si cumple con todos los requisitos), o se pueden hacer varios cambios antes de enviar la propuesta al cliente. Entre el primer diseño y el diseño de stands final se puede pasar por varias versiones u opciones de diseño, ya sea porque el cliente los pida o porque el mismo diseñador lo crea necesario.

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Paso 3: El presupuesto

A partir del diseño de stands y contando con los planos constructivos se puede empezar a presupuestar el proyecto de forma más concreta a través de la documentación precisa que generaremos, entre ellos los renders, planos técnicos, planos de ubicación, fechas de montaje y desmontaje, lugar de celebración de la feria o evento, acabados y detalles del montaje de stands, los materiales, información logística, etc.

Para crear el presupuesto para la construcción de stands necesitamos tener en cuenta los gastos que van a propiciar los distintos servicios implicados en el diseño y montaje de stands como los de carpintería, pintura, moqueta, electricidad, rotulación, audiovisuales, mobiliario, jardinería, metalistería, metacrilatos, tapicería, etc.

Además de todo esto hay algunos conceptos que tener en cuenta, como son las compras que tendremos que realizar, los gastos de logística y transportes que tendremos que realizar para la construcción de stands, las dietas y los viajes necesarios para llevar a cabo el proyecto en caso de que este implique traslados a otras ciudades o países.

Una vez llegamos a este punto del proyecto podemos empezar a reservar los materiales que necesitaremos y fijar las fechas de producción y montaje de stands. Una vez el cliente haya aprobado el proyecto quedará fijado su presupuesto.

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Paso 4: Los planos constructivos

En la fase técnica, después de aprobar el diseño de stands se empieza a realizar el plano constructivo en AutoCAD. Es muy importante que el diseñador tenga en cuenta detalles precisos para la correcta construcción de stands como el grosor de las paredes y los materiales que se utilizaran en los stands de feria, para trabajarlos adecuadamente.

Crearemos dos planos de diseño de stands distintos, para la planta y los alzados. En ellos debemos incluir todos los detalles de materiales y otros detalles constructivos, así como las medidas precisas. Dependiendo de la internacionalidad del proyecto, los planos se realizarán en un castellano, inglés o en ambos idiomas. 

Paso 5: Plano a proveedor

Los planos constructivos realizados se deben revisar y enviar a los distintos profesionales para que se pueda empezar a llevar a cabo el proceso de producción. No olvidemos que la construcción de stands cuenta con fases muy diversas que se dilatan en el tiempo y que es esencial cumplir con los timings.

Los planos que se deben enviar deben incluir una planta general y la distribución de los elementos esenciales para la construcción de stands, los alzados, los suministros, la planta y los diversos tipos de pavimento, los trabajos de carpintería, metalistería y techos, planos de pintura, planos eléctricos, planos de iluminación y audiovisuales, de rotulación, etc.

Debemos tener en cuenta que cada proyecto para la construcción de stands tiene su especificidad. Se tienen que incluir todos los detalles antes de enviar a producción para asegurar que no hay ningún imprevisto.

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Paso 6: Planos de suministros para la construcción de stands en ferias

Tanto el diseño de stands como los planos constructivos se tienen que enviar ay deben ser aprobados por la organización de la feria, congreso o evento. Este paso puede hacerlo directamente el cliente o por el Project Manager.

Esto también sucede con los suministros de feria – debemos confirmar antes con nuestro cliente quién será el encargado de solicitar y activar los siguientes suministros: canon de montaje, cuadro y potencia eléctrica, agua y desagües, aire comprimido, puntos de rigging, internet, etc.

En caso de elementos suspendidos del truss se tiene que pedir el asume del proyecto al arquitecto. En algunos casos en el asume se puede pedir y pagar directamente al organizador del congreso, pero antes de empezar con el montaje de stands es necesario concretar esta información.

Como profesionales de la construcción de stands vamos a enumerar algunos elementos que no se pueden olvidar en cuanto al rigging, es decir, puntos colgados al techo del pabellón de la feria que permitirán la construcción de stands y de algunos de sus elementos.

Estructura de truss (para iluminación o elementos de rotulación)

Elementos colgados de carpintería o banners para ofrecer más visibilidad al expositor

Puntos de soporte para la estructura de construcción de stands (e.g. puentes, techos)

En este caso es el propio recinto ferial el que ofrece este servicio de manera exclusiva, salvo casos muy concretos, por este motivo se debe adjuntar siempre un plano de rigging.

Puntos de rigging – a tener en cuenta:

Se tiene que confirmar previamente con la organización la posibilidad de incluir puntos de rigging en el espacio contratado por el expositor. En algunos proyectos de diseño y montaje de stands requeriremos de un servicio adicional de pre-rigging para poder colgar elementos con soporte al techo del pabellón. En estos casos deberemos contemplar un coste adicional a tener en cuenta en la construcción de stands.

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Paso 7: Supervisar la producción

Siempre que haya la posibilidad de visitar los talleres y supervisar las diversas fases de construcción de stands se harán visitas y se chequeará periódicamente que el proceso se está llevando a cabo adecuadamente. El objetivo de este tipo de visitas es la comprobación, por parte del Project Manager, de que los distintos elementos encargados se están produciendo correctamente: medidas, colores, materiales, acabados, etc.

Si son proveedores estan en el extranjero o si resultase imposible efectuar visitas se solicitaría el envío de muestras de los materiales y fotos de la producción, para poder supervisar el proceso de construcción de stands a distancia.

  1. Puntos rigging, truss, elementos colgados de carpintería, iluminación u otros elementos que afecten a todo lo que rodea la construcción de stands;
  2. Instalaciones debajo de la tarima: cables eléctricos, de AV, de internet, agua y desagües, aire acondicionado, cables máquinas cliente, bases metálicas para soportar paredes o cualquier elemento estructural o decorativo del cliente;
  3. Pavimentos del stand de feria: moqueta directamente en el suelo o tarima elevada;
  4. Paredes y elementos de carpintería y pintura;
  5. Instalación eléctrica;
  6. Mobiliario de carpintería;
  7. Rotulación;
  8. Equipo de audiovisuales;
  9. Mobiliario de alquiler;
  10. Jardinería;
  11. Limpieza;

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Una vez supervisados y controlados todos estos elementos se puede proceder al montaje de stands en la feria. En Mac Group Stands & Events contamos con más de 20 años de experiencia en la construcción de stands en Barcelona y alrededor del mundo, por eso queremos facilitar toda la información y conocimientos del que disponemos para llevar a cabo cualquier proyecto con éxito!

Si estás pensando en la construcción de stands

y necesitas más información no dudes en contactarnos,

en Mac Group Stands estamos encantados de ayudarte con tu proyecto.

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Over 20 years creating stands from Barcelona

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