29 abril 2019

Guía para la construcción y montaje de stands paso a paso.

29 abril 2019

¿Cómo se monta un stand? ¿Qué elementos debemos tener en cuenta para preparar un stand para feria o un evento corporativo? En el siguiente artículo resolveremos todas vuestras dudas acerca del proceso de diseño y montaje de stands. ¡Vamos allá!

 

Briefing

Cuando planteamos la idea de realizar el diseño y montaje de stands corporativos debemos tener en cuenta, en primer lugar, cuál es el concepto que el cliente busca. Para ello empezaremos a trabajar con un documento esencial, el Briefing, en el que se especifican las características y requisitos del diseño de stands. También se debe recoger la información importante relativa al proceso de montaje de stands: plano de ubicación en la feria o evento, normativa de construcción y presupuesto.

En cuanto al diseño de stands hay diversas posibilidades. El cliente puede enviar un diseño con su Briefing, teniendo que desarrollar los planos técnicos y constructivos, el presupuesto, la producción y el montaje de stands entorno a este. Por otra parte, puede que el propio cliente pida una propuesta de diseño de stands, en ese caso nos basaríamos en el Briefing para efectuarla.

 

Diseño

En el segundo caso, desarrollamos nosotros mismos el diseño de stands, con lo cuál debemos remitirle toda la información necesaria al diseñador: el Briefing del cliente, los planos de ubicación de stands en feria, la normativa de construcción, el manual de branding del cliente, los logotipos, los archivos de gráficas, fotografías orientativas, etc.

Una vez realizada una primera versión del diseño de stands se envía al cliente la propuesta, esperando su aprobación o sus rectificaciones. Es habitual que entre el primer diseño y el diseño final existan varias versiones u opciones de diseño, debido a cambios solicitados por el cliente, por el diseñador o por necesidades de producción.

 

Presupuesto

A partir del diseño o plano constructivo podemos empezar a gestionar la producción para la construcción y montaje de stands. Para ello necesitaremos documentos como los renders, planos técnicos, planos de ubicación y información básica para el montaje de stands como las fechas de montaje y desmontaje, las fechas del congreso o feria, el lugar de celebración, qué tipos de acabados exige el diseño creativo de stands, materiales y todo tipo de información logística.

Nos deberemos ocupar de los diversos elementos para la construcción de stands como son la carpintería, pintura, moquetas, soluciones eléctricas, rotulación, audiovisuales, mobiliario, jardinería y decoración, metalistería, metacrilatos, tapicería, iluminación, etc. A medida que vayamos definiendo estos elementos podremos ir fijando el presupuesto, que variará considerablemente dependiendo de estos factores decisivos en el montaje de stands.

A la hora de realizar el presupuesto también tendremos en cuenta elementos como las compras que deberemos realizar, la gestión de viajes en caso de que se trate de un montaje de stands internacional, los gastos de logística y transporte y las dietas.

Una vez calculados todos los gastos del presupuesto se remite al cliente para su aprobación. Una vez aprobado podemos empezar el proceso de producción para la construcción de stands.

 

Planos constructivos

Trabajaremos los planos constructivos con programas de diseño, habitualmente AutoCAD y SketchUp. El diseñador será sumamente cuidadoso con el grosor de las paredes y los materiales a la hora de dibujar los detalles para la construcción de stands. La planta y el alzado se visualizarán en dos planos distintos, para poder ser más específicos.

Una vez realizados los planos constructivos se revisan y se envían a producción para poder empezar la construcción de stands. Los planos necesarios serán diversos: planta general y distribución, alzados, suministros de feria, planta con pavimentos, carpintería, metalistería, techos, planos de pintura, planos de rigging & truss, planos eléctricos y de iluminación, audiovisuales, rotulación, etc. Cada elemento tiene su especificidad y es importante dar todos los detalles antes de enviar a producción, para que los acabados queden bien definidos desde el principio y el montaje de stands sea lo más preciso posible.

 

Planos y suministros de feria

Tanto el diseño como los planos constructivos se enviarán a la organización del recinto ferial para que ellos mismos aprueben todos los elementos planteados. Habitualmente el Project Manager se encarga de llevar el control sobre la gestión. También lo harán con los suministros de feria como el canon de montaje, el cuadro y la potencia eléctrica, el agua y el desagüe, el aire comprimido, los puntos de rigging, las conexiones a internet, etc.

 

Supervisión de la producción

El Project Manager deberá supervisar la producción constantemente, visitando los talleres y comprobando los elementos (medidas, colores, materiales, acabados) para el montaje de stands.

 

Construcción y montaje de stands

La construcción y montaje de stands suele ser una fase delicada, dado que los tiempos de trabajo suelen ser muy limitados y en el proceso de montaje de stands se une el trabajo de diversos especialistas: unos no pueden empezar a trabajar sin el trabajo previo de los otros. Por ejemplo, un rotulista no podrá colocar los vinilos en una pared si no se ha levantado antes y está en perfectas condiciones para ello, con lo cual es importante que el Project Manager dirija los diversos equipos de trabajo para facilitar la colaboración entre ellos.

 

 

El trabajo en feria suele ser rápido y los profesionales deben estar preparados para trabajar de una forma ordenada y limpia. También es importante cumplir con todas las normativas de seguridad impuestas por la feria, así como recordar la normativa de riesgos laborales para evitar incidentes. Llevar el vestuario reglamentario además de casco y botas de seguridad es importante durante el montaje de stands.

La coordinación, la correcta distribución de los tiempos de trabajo y la resolución efectiva de posibles imprevistos o problemas inesperados marcará la diferencia durante el proceso de construcción y montaje de stands. En esta fase del proyecto, el Project Manager demuestra sus habilidades y su capacidad para llevar a cabo con éxito el montaje de stands.

Una vez acabada la construcción es importante tener en cuenta la limpieza, para darle el mejor de los acabados a nuestro stand corporativo.

Inauguración

Una vez acabado el corto pero intenso proceso de montaje de stands pasamos al gran día: la inauguración. El día de antes se hará entrega al cliente de las llaves del stand y se revisará con él que todos los acabados sean los esperados. A partir de ese momento la función de los stands para ferias y eventos es impresionar a los visitantes y lucir lo mejor posible.

 

Desmontaje

Una vez acabado el evento, feria o congreso pasaremos al proceso de desmontaje de stands, invirtiendo el proceso, reciclando los elementos reaprovecharles y desechando los que ya no sirvan.

Los profesionales de la construcción y montaje de stands sabemos que la vida de estos suele ser corta e intensa, es por eso que antes de proceder al desmontaje y desaparición permanente de nuestra arquitectura efímera, aconsejamos sacar fotos del trabajo. Una vez desmontado el stand no volverá a existir en los mismos términos nunca más.

 

Cierre del proyecto

El último paso del proceso es el cierre del proyecto, tanto a nivel presupuestario como logístico. Controlar las cuentas, cerrar los procesos y hacer un análisis de los resultados es importante para aprender sobre el proceso de montaje de stands y hacer una valoración del trabajo llevado a cabo.

Una vez llegados a este punto nos damos cuenta de los muchos factores que componen el proceso de construcción de montaje de stands y lo importante que es controlarlos todos ellos para evitar problemas. Para trabajar en este sector tan dinámico es importante tener una visión global pero también ser detallista y tener un conocimiento preciso y detallado de todos los factores y elementos que componen el proceso de montaje de stands. Esto, añadido a la creatividad, el talento, la buena gestión del trabajo y una buena comunicación será lo que nos hará destacar sobre el resto y mantener una relación de confianza con nuestro cliente.

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