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Construcción y diseño de stands

Construcción de stands: el Project Manager

Construcción de stands: el Project Manager

Construcción de stands: el Project Manager

Triunfar en el montaje de stands depende de muchos factores, pero existe uno definitivo que puede convertir cualquier proyecto en un éxito y es trabajar con el Project Manager adecuado. La figura del Project Manager es esencial para llevar a cabo la construcción de stands y de él dependerá el resultado final. A continuación, explicaremos en qué consiste su trabajo y porqué es tan importante escoger a un buen director de proyectos en la industria del diseño y montaje de stands.

Cuando hablamos de construcción de stands hay muchas fases que influyen en el proceso y la figura del Project Manager (PM) es la encargada de dirigir y gestionar cada una de ellas, desde el inicio del proyecto hasta su última etapa. El nivel de exigencia y calidad del montaje de stands y su construcción recae, en última instancia, en el PM.

 

La evolución de la figura de Project Manager

En la construcción de stands esta figura ha evolucionado mucho, pasando del jefe de proyectos tradicional a un profesional plenamente capacitado en ámbitos tan diversos como el diseño, producción, logística, compras, contabilidad y presupuestos, gestión del cliente, contratación de proveedores, coordinación, dirección y supervisión de montajes, análisis de resultados y cierre administrativo. En gran parte, el éxito del montaje de stands recae en la correcta ejecución y supervisión de todas estas tareas, siempre cumpliendo con los plazos y las normativas que imponga cada proyecto, así que es sumamente importante que el Project Manager sea organizado y resolutivo en todas las fases de la construcción de stands.

Probablemente antes, en el proceso de fabricación de stands, el rol directivo estaba más vinculado a la toma de decisiones y en esencia eso no se ha modificado. Sin embargo, lo que sí ha variado es la cercanía que toma el director del proyecto con aquello que supervisa. Se podría decir que en la construcción de stands el PM antes dirigía mientras que ahora dirige y gestiona, dando un trato más directo con el cliente, los proveedores, los recursos, los plazos, la gestión de las tareas y los procesos de trabajo y la implementación de soluciones. En definitiva, el PM es alguien que genera ideas, toma decisiones y aporta soluciones en todo lo relacionado con el diseño y construcción de stands.

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Funciones del Project Manager

En el montaje de stands la figura del Project Manager es la encargada de gestionar las diversas fases del proyecto, desde el inicio hasta la conclusión de este. El proceso de construcción de stands es complejo y ha de ser supervisado en cada una de sus etapas, por eso las funciones del PM son muy variadas. A continuación, veremos qué funciones han de realizar para que el proyecto de diseño y montaje de stands sea exitoso.

1. Diseño y construcción de stands: el briefing

La primera fase de trabajo para los proveedores de stands profesionales es hacer un análisis de las necesidades del cliente, los requisitos del proyecto y contextualizarlo en la feria o evento para el que realizará el diseño y montaje de stands.

Esta primera fase está caracterizará por un documento esencial, el briefing que enviará el cliente con todas sus peticiones y que tanto los responsables de la empresa de construcción de stands como los PM analizarán minuciosamente para comprobar si es viable realizar el proyecto.

Habitualmente en esta fase se incluyen las características del evento, las necesidades técnicas y materiales que implicará el proceso de diseño y montaje de stands, así como los planos técnicos y los diseños para empezar a trabajar en el proyecto.

2. Cotización del montaje de stands

Una vez recibido y aceptado el proyecto, el departamento contable y el PM se reunirán para definir el presupuesto del proyecto de construcción y montaje de stands. Este momento es crucial para presentar una propuesta económica bien definida al cliente y calcular adecuadamente los costes para que no haya ningún inconveniente durante el proceso de producción y construcción de stands.

En este momento el PM ha de utilizar sus conocimientos técnicos y la experiencia en trabajos anteriores le proporcionará una buena base para poder cotizar con precisión los costes de cada proyecto. A la hora de presupuestar un proyecto de construcción de stands es importante además ser responsable y tener una gran capacidad de toma de decisiones, que será una constante en el proceso de trabajo.

Una vez definida y presentada la cotización del proyecto al cliente pasaremos a la fase de definición y planificación del proyecto de construcción de stands. En ella se presentaran las diferentes etapas y plazos de trabajo, además de empezar a definir cuáles serán los agentes implicados en el proyecto y qué estrategias de trabajo se seguirán para conseguir el mejor diseño y montaje de stands posible.

3. Planificación

Como comentábamos anteriormente, el PM debe encargarse de la planificación de todo el proceso de construcción de stands, siendo muy preciso y definiendo fechas, plazos, recursos humanos implicados en el proyecto, recursos, costes y estrategias de trabajo.

También será muy importante establecer los objetivos de cada proyecto, en función de las peticiones de cada cliente. Habitualmente los clientes tienen una idea preconcebida de cómo quieren que sea su stand y la función del PM es analizar la viabilidad de esta, aconsejarles y guiarles para la ejecución de esta, aportando siempre soluciones y mejoras en la construcción de stands.

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4. Producción de la construcción de stands

El proceso de producción del diseño y montaje de stands es complejo y detallado. Durante este proceso los PM han de trabajar codo con codo con el departamento técnico, de diseño grafico y de arquitectura.

Además, durante todo el proceso de fabricación de stands, el PM ha de mantenerse en contacto con el cliente, realizando todos los ajustes y modificaciones que sean necesarios.

También es importante garantizar que los profesionales de la construcción de stands puedan realizar bien su trabajo, ya sean carpinteros, metalistas, viniladores, etc. La coordinación de todos estos elementos debe ser realizada con mucho cuidado por el PM, que es el único que conoce todos los detalles de cada proceso de montaje de stands específicamente

5. Supervisión

Un director de proyectos o PM siempre debe tener una visión estratégica del proyecto y permanecer al tanto de cada fase de trabajo, medir la evolución de las mismas y hacer un seguimiento del desarrollo de los grupos de trabajo. En la construcción de stands esta función es esencial,  ya que en él reside el éxito del proyecto, sobre todo cuando hablamos de muchos factores y recursos participando a la vez en el proceso de construcción de stands.

6. Implementación de soluciones o cambios en el proyecto

El PM debe tener una gran capacidad de reacción ante el cambio y debe ser una persona resolutiva y con recursos, dado que la mayoría de los proyectos de diseño y montaje de stands requieren realizar cambios y modificaciones constantes, y los timings con los que se trabaja suelen ser muy limitados. Una mala decisión en este caso puede comportar una gran pérdida económica o que el resultado final no sea excelente, por eso es importante que el PM tenga una experiencia y la confianza necesaria para tomar las decisiones correctas a tiempo.

La creatividad también es un factor muy presente en el trabajo de los PM, ya que han de tener la capacidad de presentar alternativas y soluciones creativas a los problemas que puedan surgir. En definitiva, por lo que respecta a la construcción de stands, el PM es el vínculo con el cliente y es su responsabilidad mantener la tranquilidad y confianza de este.  

7. Análisis de resultados

El trabajo del PM no acaba cuando acaba la feria o el evento. Pese a que el desmontaje es una de las fases finales en el proceso de construcción de stands, no es el último de todos. Una vez recogidos los materiales y desmontada la estructura arquitectónica hay que proceder a su cierre administrativo.

Además de esto, uno de los factores que marcan la diferencia y la excelencia en el trabajo de un PM es realizar una valoración final del proceso de trabajo del montaje de stands y un buen análisis de los resultados. Esto le permitirá detectar posibles errores y mejoras para poder implantar nuevos procesos o soluciones para el futuro.

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En Mac Group Stands & Events contamos con un gran equipo de profesionales que trabajan duro a diario para que los proyectos de construcción y montaje de stands de nuestros clientes sean de la máxima calidad. Contamos con un equipo de Project Managers que combinan los conocimientos, experiencia y las herramientas necesarios para realizar grandes proyectos.

 

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